BAYÜ Kalite Komisyonu, 2024 yılının ikinci toplantısını, 20.03.2024 Çarşamba Günü saat 12:00’de[1], Rektörümüz Prof. Dr. Mutlu TÜRKMEN başkanlığında gerçekleştirdi. Rektör TÜRKMEN açılış konuşmasında; Haziran ayında aldıkları karar ve belirledikleri politika doğrultusunda başlatılan EKYS kurulması çalışmalarının ilk hedefi olan ISO 9001-2015 belgelendirmesinin başarılı bir şekilde ekip çalışmasıyla gerçekleştirildiğini belirtti ve bu süreçte emeği olan herkese teşekkür etti. Önümüzde daha sıkı çalışılması gereken bir YÖKAK Hizmet Akreditasyonu hedefinin durduğunu, Temmuz ayı sonuna kadar bu çalışmaların hep birlikte çalışarak başarıyla tamamlanması gerektiğini vurgulayan Prof. TÜRKMEN; Eylül ayında sonuçlanması beklenen bu hedef için Kalite Koordinatörlüğü koordinesinde, tüm birim amirlerinin sürece daha etkin katılarak ve Birim Kalite Komisyonları, BYT’leri ile daha yakın işbirliği içinde, yapılanları daha sistematik izleyerek, süreci yönetmeleri gerektiğini belirtti. Gündem doğrultusunda gerekli bilgilendirmeyi yapması için sözü Kalite Koordinatörü ve YTY, Doç. Dr. E. ALACADAĞLI’ya verdi.
YTY ALACADAĞLI, ISO 9001:2015 belgelendirme tetkiki sonrası verilen bir minör uygunsuzluk ve kapanış toplantısında dile getirilen iyileştirme önerileri ile ilgili olarak yapılan DF’ler, belgelendirme sürecine gelinene kadar yaşanan sıkıntılar ile ilgili bilgi verdi. Denetim süreçlerinin iyi yönetilmesi için her düzeyde yapılması gerekenleri dile getirdi. ISO 9001-2015 sürecine yönelik yapılan çalışmaları, toplantıları içeren bir tabloyu sunarak, bu başarıya; planlı olarak bazen yüzyüze, bazen online, bazen bire bir çalışılma şekilinde verilen yoğun eğitim ve her düzeyde yapılan geri bildirim, bilgilendirme toplantılarıyla ve Rektör, YT başta olmak üzere üst yönetimin birim amirlerinin desteğiyle ve kalite ekibinin gayretiyle ulaşıldığını vurguladı. 9001-2015 Belgesine ulaşmayı sağlayan süreçte, neredeyse üç birim dışında tüm birimlerin “Birim Kalite Komisyonlar”ında yapılan değişikliklerin, eğitimlere katılım sağlamayan/aktif katılmayan bazı birim temsilcilerinin, süreçlerin içinde etkin yer almayan/izlemeyen birim amirlerinin, sürecin etkin yürütülmesine engel olduğunu belirterek, önümüzdeki beş aylık süreçte sadece birim süreçlerini değil Kurum KYS süreçlerini de aksatan bu tarz değişikliklere, ihmallere tahahmmül olmadığının altını çizdi.
YTY ALACADAĞLI gündem doğrultusunda; YÖKAK Hizmet Akreditasyonu süreci ve yapılacaklar, BİDR raporları ve KİDR Raporu’nun hazırlanması konusu ile ilgili yaptığı bilgilendirmede, sözü ölçüt başkanlarına verdi ve dört ölçüt altında beklentilerini, BİDR raporları ile ilgili değerlendirmelerini yapmalarını istedi.
KİDR’daki sırasıyla Ölçüt Başkanları; Dr. Öğr. Üyesi Eda ADATEPE, Dr. Öğr. Üyesi Kübra ELMALI, Prof. Dr. Başak TOĞAR, Dr. Öğr. Üyesi Tuğba ELBİR ABCA tarafından yapılan değerlendirmelerde; yeni formatla ilgili verilen eğitime ve birimlere gönderilen BİDR Formatına rağmen; hiçbir ölçüt için verilen bilgilerin istatiksel verilere dayanmadığı, formata uygun olmadığı, üç-dört birim dışında hiçbir birimin raporunun KİDR için gereken veriyi içermediği bildirildi. Ölçüt başkanlarının geri bildirimleri sonrasında tekrar sözü alan YTY ALACADAĞLI YÖKAK Hizmet Akreditasyonu sürecinde olduğumuz şu dönemde BİDR’lerin formata uygun ve içerik açısından beklentileri karşılayacak şekilde hazırlanmasının önemini vurgulayarak bu birimlerin raporlarının geri gönderileceği ve yeniden düzenlenmesinin isteneceği bildirildi.
Sunumuna, Bologna ders içerikleri, matrislerin denetimi ve yapılacaklar konusu ile devam eden Koordinatör ALACADAĞLI; 2019 yılında KAP süreci başlayan Kurumun, iki geri bildirim raporunda da eksiklik olarak belirtilen bu konu ile ilgi yapılan çalışmaları kısaca belirtti ve sözü, Koordinatörlükçe yapılan planlama ve Rektör onayı ile yayınlanan bir plan dahilinde birim kontrollerini ve aynı zamanda bu konuda birim temsilcilerine bire bir bilgilendirmeyi yapan, iki kişilik ekibin üyesi Öğr. Gör. Bahadır KURNAZ’a verdi. KURNAZ birimlerde iki saate yakın süren kontrol ve bilgilendirme çalışması sonrasında gözlemlerini ve saptadıkları bulguları raporladıklarını, birimde birlikte çalıştıkları kişilere de ne yapılması gerektiğini söylediklerini ifade ederek; sorunların ortak olduğunu, daha öncesine göre artan farkındalık ve bu kapsamda bazı iyi uygulamalar olmakla beraber, hala bu konuda sıkıntıların devam ettiğini belirti. Sözü tekrar sunumuna devam etmesi için Koordinatör ALACADAĞLI’ya verdi. Koordinatör ALACADAĞLI, Öğr. Gör. Ruşen SINIR ve Bahadır KURNAZ tarafından hazırlanan raporun Rektör ve YTY’ye sunulduğunu, DF ve iyileştirme için birimlere, yapılacak DF ve iyileştirmelerin izlenmesi için de birimlerden sorumlu Rektör Yrd.na iletileceğini açıkladı.
Toplantıda gündem doğrultusunda, YTY ALACADAĞLI tarafından; proses yönetimi, ana proses ve alt prosesler, prosedürler ve birimlerde yapılacak çalışmalar ve proses izlemeleri ile ilgili bilgi verildi. Yönetim, İç Tetkik, Müşteri Memnuniyeti, Eğitim Proses Kartı gibi hem ISO 9001-2015 hem de YÖKAK hizmet Akreditasyonu açısından gerekli olan proseslerin, ISO 9001-2015 kapsamında tamamlandığını ve izlemelerinin yapıldığı belirtildi. Ayrıca YTY ALACADAĞLI, Belgelendirme Tetkiki kapsamında eksikliği belirtilen; Satın Alma Proses Kartı ve Hizmetiçi Eğitim Proses kartlarının da yapılan DF ile hazırlanarak ilk izlemelerinin tamamlandığını açıkladı. Bu ay içinde hazırlıkları tamamlanan iki yeni proses kartının da- Toplumsal Katkı ve Ar-Ge proses kartları- yayımlanarak uygulamaya sokulacağını vurguladı.
Gündemin son maddesi olan hedef güncellemeleri kapsamında YTY ALACADAĞLI; BAYÜ’nin 30.09.2023 yayımladığı sekiz hedefinden dördünü gerçekleştirdiğini ve BM 2030 Sürdürülebilir Kalkınma Hedefleri ile Stratejik Plan amaç ve hedefleri dikkate alınarak BAYÜ hedeflerinin güncelemesi gerektiğini belirtti. Bu konuda üç hedef önerisinin Koordinatörlükçe hazırlandığını ve komisyon üyelerinden de, birimlerinin çalışma alanlarını dikkate alarak kurum hedefi olabilecek şekilde hedef önerilerinin beklendiğini ifade ederek hazırlanan hedefleri üyelerin görüşüne sundu. Üyelerin öneri ve görüşlerinin alınması sonrasında birim hedeflerinde de 2030 BM Sürdürülebilir Kalkınma Hedefleri kapsamında güncelleme yapılması gerektiğini vurguladı.
Koordinatör ALACADAĞLI, bilgilendirme sunumunu; kurum ve birim düzeyindeki dokümanları hazırlarken, süreçleri izlerken prosedürlerdeki tanımlama ve terminlere uyulmasının sağlanmasının, bu açıdan dokümanlarla ilgili yetki ve sorumlukların kimlerde olduğunun, hangi faaliyetin hangi aralıkta izlenmesinin konusuna birim amirlerince vakıf olunmasının, Birim Komisyon Üyelerinin özellikle de BYT’lerin sürekliliğinin sağlanmasının, BAYÜ EKYS kurulumunun çalışma planına uygun olarak yürütülebilmesi için önemini vurgulayarak bitirdi.
Komisyon üyelerinin gündemle ilgili olarak görüş ve önerilerin alınması sonrasında Rektör TÜRKMEN; BAYÜ EKYS için herkesin üzerine düşen sorumluluğu yerine getirmesi gerektiğini belirterek, bu sürecin aksamadan çalışma takvimine uygun olarak götürülmesi için en büyük sorumluluğunun birim amirlerine düştüğünü vurguladı ve onlardan birimlerinde EKYS süreçlerinin sıkı takipçisi olmalarını isteyerek toplantıyı sonlandırdı.
